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Erfolgreiche RPA Implementierung – Fallstudie Produx AG

von | Apr 27, 2022 | 0 Kommentare

 Lesezeit: ca.  3 Minuten

Effizienz- und Qualitätssteigerung durch erfolgreiche RPA Implementierung

Die Produx AG spart durch die erfolgreiche RPA Implementierung mehr als 3’ooo jährliche administrative, unproduktive Arbeitsstunden! Wie ist das möglich? Zwei von uns programmierte RPA- Bots erfassen von nun an alle neuen Produktartikel und Kunden automatisch im SAP. Die erwähnten Prozesse sind zukünftig frei von Tippfehlern, Eingaben in falsche Felder oder anderen menschlichen Fehlerquellen. Deshalb spart man auch gleich alle überflüssigen Korrekturarbeiten.

Über die Produx AG

Als Schweizer Holzimporteur beliefert die Produx AG in Kestenholz den Fachhandel und DIY–Ketten mit fast allem, was sich aus Holz herstellen lässt. Obwohl Ihre Produkte aus der ganzen Welt stammen, legt man Wert auf nachhaltige Waldwirtschaft.

Aufgrund des überdurchschnittlichen Wachstums der Firma in den letzten Jahren steigerte sich auch die zu bearbeitende Datenmenge in der Administration. Folglich gewannen die Datenqualität und Prozesseffizienz stetig an Wichtigkeit. Herr Neuenschwander, der CFO von Produx, erfuhr durch die Innovision GmbH zum ersten Mal von RPA. Er erkannte sofort Potenzial in seinem Unternehmen und nahm dankbar unserer Dienstleistungen in Anspruch.

Implementierung von RPA

Die Installation der RPA- Software von Automation Anywhere ist simpel. Da diese auf der Benutzeroberfläche agiert, benötigt man keine Eingriffe in bestehende Systeme oder Schnittstellen. Es müssen lediglich interne Logins für unseren Bot erstellt werden, so als würde ein neuer Mitarbeiter hinzukommen. Nach erfolgreicher Inbetriebnahme starteten wir im Pilotprojekt mit der Erfassung von neuen Produktartikeln im SAP.

Die automatisierten Prozesse

Pilotprojekt: Produktartikel im SAP erfassen

Ein Mitarbeiter erfasst zuerst jeden Produktartikel manuell in einem Excel- Masterfile. Dabei verteilt und formatiert er die Informationen von verschiedensten Lieferanten in über 150 Spalten. Anschliessend übertrugen bisher die Mitarbeiter die Informationen des Masterfiles manuell Spalte für Spalte ins SAP. Pro Jahr erfasst die Produx AG im Durchschnitt bis zu 10’000 Artikel im SAP. Das heisst 10’000 x 150 = 1’500’000 Zellen übertragen. 😲

Wir programmierten nun einen Software- Roboter, der diesen Arbeitsschritt von nun an automatisch ausführt. Dabei macht er keine Fehler und ist viel schneller ist als ein Mensch. Nach eingehendem Testen und Feinjustieren nahmen wir den Bot schliesslich in Betrieb.

Zweiter Prozess: Neukunden im SAP erfassen

Kurzum starteten wir die Automatisierung des zweiten Prozesses. Weil die Lizenz von Automation Anywhere eine unlimitierte Anzahl an erstellbaren Bots ermöglicht, hatte Herr Neuenschwander schon den nächsten Plan. Auch beim zweiten Prozess galt es Daten aus einem Excelfile ins SAP zu kopieren. Es gelang uns mit nur einem Bot, die Erfassung von rund 2’000 Neukunden pro Jahr zu automatisieren.

Herr Neuenschwander kommentierte unser Projekt wie folgt:

Dank der Innovision GmbH habe ich zum ersten von Mal von RPA gehört und sofort unser Potenzial gesehen. Es war eine wirklich mühsame und grossvolumige Arbeit, dass sowohl die Angestellten, wie auch das Tagesgeschäft darunter litten. Ich und die ganze Administration sind immens froh, dass dank RPA diese Last nun von uns gefallen ist.

Markus Neuenschwander

CFO, Produx AG

Fazit & Zukunft

Mit der Automatisierung dieser zwei Prozessen konnte die Produx AG folgende Mehrwerte erringen:

  • Die Datenqualität wurde massiv gesteigert
  • Über 3’000 jährlich gesparte Arbeitsstunden
  • Manuelle, monotone und fehleranfällige Prozesse müssen nicht mehr manuell erledigt werden
  • Mitarbeiter können sich auf das Tagesgeschäft und wertschöpfende Arbeiten konzentrieren

Die Produx AG plant mit uns noch weitere RPA Projekte. Potenzial hat beispielsweise der Prozess zur Erstellung des Masterfiles bevor wir es ins SAP einlesen. Die Daten der verschiedenen Lieferanten könnten automatisch formatiert und in die richtigen Excelspalten eingefügt werden.

 

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